【クイックパーツ】Outlook – 定型文を挿入する便利な機能
メールの定型文をワンクリックでコピペ出来る機能
◆“クイックパーツ” はご存じですか？
※署名ではなくメール本文です。
・毎回、同じメール本文を打ち込むのが大変。
・いちいち送信履歴ー検索してコピーし、
今回のメール本文に貼り付ける作業をして手間がかかっている。
その悩みを解決してくれるのが
“クイックパーツ”という機能です。
クイックパーツの登録方法
まずはOutlookを起動させて新しいメールを書くのと同様にまっさらなメールを出します。次に、登録したいメール本文を書き込みます。下記の図をご参照ください。
この時、
■文字サイズや太文字
■下線部、背景色などの文字加工
も一緒に登録出来ます
ので、お好みで編集してください。
次は、書き込んだメール(登録したい部分)をドラッグし、
Outlook上部のタブ
“挿入” → “クイックパーツ” → “選択した範囲をクイックパーツギャラリーに保存”
具体的には下記の図をご覧ください。
最後に、Outlook上部のタブ
“挿入”→”クイックパーツ”→”選択した範囲をクイックパーツギャラリーに保存”
を選択し、あとはオプションで登録したメール内容に名前を付けるなどします。パッと見て、直ぐに内容が分かるようにネーミングすると時間短縮につながります。センスが問われます(笑)
最後に完了を押して、登録おしまいです。
クイックパーツの使用・活用方法
新規作成でメールを呼び起こします。
次に、メール本文にカーソルがあるのを確認して
Outlook上部の
“挿入”タブ → “クイックパーツ” を開き登録したメール定型文をクリックすると
本文に登録した内容のメールが出て来ました！
パーツ挿入までのショートカット
先程と同じく新規作成でメールを呼び起こしメール本文にカーソルがあるのを確認して
◆「 ALT + N + Q + 矢印キー 」 で選択
すれば、登録したメール本文をキーボード上だけで操作し、引き出す事が出来ます。キーボード上だけでの操作は、初めは不安かも知れません。が、慣れればマウスを動かして操作するよりも早く操作できます。
このクイックパーツの良いところは
文字を加工したところもしっかりコピーされる事。
相手に伝わりやすいように、
文字サイズを変えたり、
太文字にしたり、
下線部を作ったり、
色を付けたり、
しますよね？これら全て再現されるところです。
他の便利な機能もご紹介
メールの宛先や件名、本文までも登録して、好きな時に呼び出したいという方は下記の記事でまとめている
◆ ”クイック操作”
が良いでしょう。難点は本文の文字加工が登録出来ない事ですが。同じく登録の仕方や利用の仕方などは下記の記事にまとめてあります。ご興味があれば、ぜひ、ご参考になさってください。皆さんの仕事が１秒でも短縮できれば。
また短縮できた時間で残業を減らし趣味にあてられたら良いですね。私の場合は旅行・旅ですが。
以上です。