【クイック操作】Outlook – 定型のメールを瞬時に呼び出す方法
今回ご紹介するツールの名称は【クイック操作】と呼ばれる時短ツールです。
このツールで解決できる事は
いつも同じ宛先に
同様の件名で
同様の内容でメールを打つ際に
わざわざ以前のメールを呼び出してコピー貼り付けしなくて済む事
です。
それでは、登録方法・操作方法について見ていきます。
◆登録方法
■”ホーム”タブ→クイック操作→新規作成 をクリック。
次に表示された表のプルタブをクリックし
■”メールの新規作成” を選択。
次に表示される編集画面で
宛先・メール本文・件名などを登録・設定します。 その為には
■“オプションの表示” という箇所をクリック、
編集画面をオープンさせてください。
(CCやBCCの宛先登録も、”オプションの表示” をクリック)
メール内容・・・「テキスト」部分に記入
(必要に応じて“重要度”、“フラグ”も設定してください)
また登録した定型メールに名称が付けられます。
いくつも定型メールを登録する方は、
表の一番上に「名前」の項目がありますので、
そこでタイトルを設定しておくと、後で分かりやすいです。
（初期設定は”クイック操作”という名前になっています）
設定が終わったら「完了」をクリックして、登録終了です。
１つの”クイック操作”に複数の定型メール登録
１つの”クイック操作”に
複数の定型メールを登録する事も出来ます。
上の図のように「アクションの追加」をクリックすると、
同じように、もう一つ下に選択項目が追加されるので
「メッセージの作成」を選択して、同様に内容を編集すれば良いだけです。
◆登録したメールを実際に呼び出す
Outlookホーム画面に登録内容が表示されます。
今回であれば ”初めてのメール” というアイコンが出来ています。
以降はここをクリック、もしくは先程設定したショートカットキーを押すだけで、新規メールを呼び出してくれます。
こんな感じで、宛先・件名・メール本文が呼び出されます。
◆ショートカットキーの設定
登録したメールに、お好みで
ショートカットキーを設定できます。
方法は先程の編集表の下部にある“ショートカットキーの選択”をクリックすると、
Shift +1
Shift +2
Shift +3
Shift +4
・
・
・
と出てきますので、いずれかの番号に割り当ててあげて下さい。
終わったら「完了」を押して、登録完了です。
ちなみに、Outlookホーム画面で
「Alt → “H” → “Q” → “S”」 の順でキーボードを操作すれば
あとは矢印キーだけで登録したクイック操作を選ぶことが出来ます。
◆再編集するには
再編集は簡単です。
編集したい「クイック操作」の項目の上で、
右クリックを押すだけ。
後は「編集」をクリックして、微調整等して下さい。
あるいは
「クイック操作の管理」から入ると
今まで登録した分も含めて表示されて、
再編集・複製を作成、「↑↓」で表示順序を変更できます。
◆他の便利な機能もご紹介
・宛先は不特定多数だが、
・メール本文が一緒だ、
・メール本文で何度も使う文言だ、
・メール本文を加工したい(太文字・色付き・背景色など)、
そんな時にオススメのOutlookツールに
◆ ”クイックパーツ”
があります。
登録・設定・使用方法などは、以下の記事にまとめました。
難点はこの “クイック操作” のように
・メールの宛先を設定できない事
・件名を設定できない事
あくまでメールの一部分(もちろん全文であっても可)の為のツールなので。
以上です。