【図解】関数[VLOOKUP] 別表から任意のデータを転記する

2021年3月5日

別表(単価表など)から
メインの表(売上表など)にデータを入れ込みたいとき
みなさん、どのように記入していますか?
 

Excel_VLOOKUP_1
例えば、右の赤枠内のデータを、左赤枠内の該当する部分に転記する場合です。

このような処理を
Excelの数式で解決できるのをご存じでしょうか?
今回は別表から条件に当てはなるデータを転記する
「VLOOKUP」という数式を図解したいと思います。
 

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【図解】数式 [ VLOOKUP ]

Excel_VLOOKUP_2

この関数を簡単に説明すると

数式構成:= VLOOKUP ( , , , )

No.入力 or 選択するもの
①検索値“検索対象” の “キーワード” or “セル” を選択
②範 囲抜き出してくるデータがある範囲。キーワードは必ず一番左
③列番号指定した範囲の?列目のデータを指定する
④検索方法[ 完全一致 ] or [ 近似一致 ] を選択。完全一致なら “0” を記入、完全一致なら “1” を記入

とある一覧表の中から、検索項目に合致したデータを挿入する関数
(もっと実践的に表現すると、売上表等を作成する際に単価表があれば、合致した商品名の箇所に単価を挿入する数式)

ではないかと思います。
それでは構成別に、この数式の図解していきます。
 

【検索値】とは

Excel_VLOOKUP_3

検索値】とは、上の図でいえば、
「『バナナ』の単価を単価表から探したい」とする場合の
バナナ』に当たります。

ですから、売上表の一番最初 [ C4 ] には
( [ =VLOOKUP( ] と記入した後に)単価を調べたい商品名を選びます。

 

【範囲】とは

Excel_VLOOKUP_4

検索したい・抜き出したいデータがある表の事を指します。
上の図の例で言えば、『単価表』にあたります。

範囲を選択する場合に注意しなければならない事が2点あります。

1.「検索キー」となる列を一番左にする

Excel_VLOOKUP_6-4
指定した範囲の一番左側は”検索ワード”がある列でなければならない。
Excel_VLOOKUP_6-3
例えばですが、指定した範囲の一番左側が検索値に選んだモノでないと、エラーになります。

今回の事例だと、【品名】を検索キーとしていますので、
【品名】の欄を一番左にして範囲を指定しなければなりません。
詳しくは上の図をご参考にしてください。
 

2.範囲を「固定する」事

Excel_VLOOKUP_4

固定方法:
範囲を選択した後に、[ F4 ] キーを押して”$”を付ける。
 ※[ F4 ] を押すと簡単に”$”を付ける事が出来ます。
  [ F4 ] 1回押す → 縦・横固定
  [ F4 ] 2回押す → 縦固定
  [ F4 ] 3回押す → 横固定
  [ F4 ] 4回押す → 固定解除

固定しないと・・・

Excel_VLOOKUP_6-2

固定しないと、1行下のセルに数式をコピーすると、
一緒に指定範囲もズレてしまうので注意です。
固定しないとどうなるかは、詳しくは上の図をご覧頂けると、
どうなってしまうか、分かりやすいかと思います。
 

【列番号】とは

Excel_VLOOKUP_7
Excel_VLOOKUP_7-2
例えば、3列目に当たる場合(上の図のような場合)は列番号は「3」になります。
Excel_VLOOKUP_8

指定した範囲の何列目の情報・データを必要としているか?
これを示しています。

列の数え方は、左から1・2・3、、、といった具合です。
上の図をご覧ください。
 

【検索方法】とは

Excel_VLOOKUP_9

指定した検索値(検索ワード)と
完全にする場合にデータ」を持って来るか?
或いは
近似値の場合にそのデータ」を持って来るか?
を指定する事を指します。
数式に記入する場合は、次のワードで完全一致か近似一致を指定します。

完全一致
」または「FALSE」 と記入

近似一致
」または「TRUE」 と記入

これでOKです。最後のカッコ閉じ ” ) ” で数式を閉じて終了。
該当のデータがセルに反映されているはずです。

Excel_VLOOKUP_10
入力が終わり、反映されていれば成功です。
Excel_VLOOKUP_11
あとは、一番上に入力した数式を下までコピー・スライドさせてあげればOKです。お疲れ様でした。

データが反映されない…困った時確認すべき事

数式もきっちり入力しても、なお
データが反映されない時・エラーが出てしまう時
以下の事を確認してみてください。
 

■検索値と検索範囲内の検索キーは一致しているか?

Excel_VLOOKUP_12
Excel_VLOOKUP_13
検索値・あるいは単価表の検索ワードを修正すると、数式が反映されます。

完全一致にする事が多いと思いますが、
例えば、上の図のように、
 ①空白がある
 ②半角、全角が一致していない
 ③言葉は一緒だが、漢字・ひらがな・カタカナで一致していない
或いは、下の図のように
 ④新しく項目を追加した後、範囲を更新していない

Excel_VLOOKUP_14
例えば、単価表を更新して一番下に新しい項目を追加したとします、しかし、それだけでは反映されません。
Excel_VLOOKUP_15
追加した項目は、自動では検索範囲に入りません。手動で拡大する必要があります。
Excel_VLOOKUP_16
図のように、検索範囲を拡大する必要があります。結構忘れがちな事なので注意です。

概ねこの4つが原因の事が多いので、
ご確認下さい。

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