【Outlook】不在時の「自動応答メール」を設定しよう
◆夏休み・冬休み
◆海外出張
などなど、長期間メールが返せない時に
相手からのメールに対して自動でテンプレートのテキストを返信する
便利な機能が「自動応答メール」です。
「Outlook.com」以外では自動応答機能が使えない⁉
お使いのOutlookが、Microsoft社が提供する「Outlook.com」ならば
【自動応答】という項目があり、設定は楽です。が、
普通の「Outlook」（大多数の方がこっち？）ですと、
【自動応答】という項目はなく、ちょっとした設定が必要となります。
今回は「Outlook」の場合の設定方法を記載していきます。
※これから解説するのは
Outlookの [ファイル]タブ を開いて
【自動応答】の機能がない場合の設定方法となります。
設定前の注意点
不在時の「自動応答メールの設定」に際しては
以下の事にご注意ください。
１．Outlookを起動していなければならない
２．「自動送受信※１」が設定されている必要がある
この２つの条件を満たしていなければ、
自動応答が発動しませんのでご注意ください。
また、宛先を絞らない場合(全部に対して自動応答を設定する場合)は
３．応答メールに連絡先等の個人情報を載せるのは控えた方が無難
です。
※１「自動送受信」に関しては別の記事にまとめました。下記、ご参照ください。
※２セキュリティの都合上、メールを送る前に「送り先アドレス・メール本文・添付資料内容の確認・添付のパスワード設定」が必要となる設定をしている場合は、この確認が取れないとメールが送れないので、設定を外すなりしておきましょう。
それでは自動応答メールの設定手順に進みましょう。
「テンプレート機能」＋「仕分けルール」で対応
「Outlook」では
作成しておいた返信用文章を「仕分けルール」によって
届いたメールに対して自動で返信する
これで自動送信機能と同等の対応が出来るようになります。
以下は実際の画面を用いながら設定手順をご紹介します。
作成の手順
１．自動応答用の[メールを作成] → [名前を付けて保存] (ファイルの種類は「Outlookテンプレート」)
２．[ホーム]タブ → [仕分けルールの作成]
３．[詳細オプション] → ※[次へ] → (注意が入るが、ここでは「はい」を選択。)
４．[特定のテンプレートを使って返信する] にチェックを入れ、下方の欄で[特定のプレート] をクリック
５．プルダウンリストを開き [ファイルシステム内のユーザー テンプレート] を選択し、保存した自動応答メールを選択し、[開く] をクリック
６．戻った画面で [完了] を押す
これで設定が完了しました。
今回は例題という事で、↑の設定方法では、どこからメールを受け取ろうとも自動応答のメールを配信するような設定です。これだとメルマガ等の機械的なメールや、CCとして受け取ったメールにも自動応答が適応されてしまいます。
以下、自動応答メール作成の手順1~6に沿った
実際の操作画面になります。
範囲を絞って自動応答メールを適応させる
例えば、
特定のアドレス(差出人)に対してだけ、自動応答メールを適用したい場合は
↑の手順表の下線部部分に変更を掛けます。
他は一緒の手順なので、
異なる箇所だけをピックアップしてご説明いたします。
特定の人だけに自動応答する場合の手順
１．自動応答用の[メールを作成] → [名前を付けて保存] (ファイルの種類は「Outlookテンプレート」)
２．[ホーム]タブ → [仕分けルールの作成]
３．[詳細オプション] → ※「[差出人]が※※※の場合」にチェックを入れ、アドレスを指定する(アドレス帳から選択可能で、複数ある場合は『Ctrlキー』を押しながらアドレスを選択してください) → [次へ]
４．[特定のテンプレートを使って返信する] にチェックを入れ、下方の欄で[特定のプレート] をクリック
５．プルダウンリストを開き、[ファイルシステム内のユーザーテンプレート] を選択し、保存した自動応答メールを選択し、[開く] をクリック
６．戻った画面で [完了] を押す
※下線部部分のみ手順が異なります。
このアドレスで対応先を限定する他にも、いろいろと条件を付加する事が出来ますので、まずは詳細オプションを開き、条件をご覧ください。
設定を解除するには？!
自動応答メール設定が不要となった場合は
仕訳ルールを解除・削除しましょう！
１．[ホーム]タブ → [仕分けルールと通知の管理]
２．該当の仕分けルールを選択し、[削除] をクリック
これで、自動応答メールの設定が解除されました。
以上になります。
何かのご参考になれば幸いです。