【Excel時短術】置換機能を応用して時短、徹底解説!

 
例えば、登録されたデータの

一部分のみを取り除きたい時
一部分のみを変更したい時

皆さんはどんな機能を活用しますか?
まさか一つ一つ消したりしてては、時間が掛かって仕方ないです。

Excel_時短_置換1
【「有限会社」を「株式会社」に変更したい】
【「〒」だけを丸ごと削除したい】
そんな時、どう効率良く実現しますか?

 

今回は「置換機能」を応用して実現できる
時短術をご紹介、徹底解説します。
 

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置換機能とは?

 
ある任意の文字を別の文字に変換する機能です。
ちなみに、ショートカットキー

  「Ctrl」+「H」

で置換機能を呼び出す事が可能です。
では、実際に具体的な機能を実践していきます。
 

基本的な機能

 
上の図セルの「B6」を
「有限会社」→「株式会社」へ変更する事が出来ます。
 

Excel_時短_置換2

1.置換を実行したい範囲を選択
2.「Ctrl」+「H」で置換機能を呼び出す
3.「検索する文字列」・・・変更したい文字を記入
  「置換後の文字列」・・・変更後の文字を記入
4.オプションは状況に応じて選択
5.「すべてを置換」をクリック

 

Excel_時短_置換3

 
これで文字の変更がなされました。
なお、オプションの機能を少しだけ紹介しておくと、
 

完全一致だけ変換する

Excel_時短_置換6

「オプション」をクリックして、
 □大文字と小文字を区別して置換する
 □セル内容が完全一致するモノだけ置換する
 □半角と全角を区別して置換する

それぞれ条件を選択して、
置換する範囲を絞る事も出来ます。
ちなみに、上の図は「セル完全一致」ですが、
完全に一致していないと、どうなるかと言えば…下記の通り置換失敗です。
 

Excel時短術_置換5

 

置換機能を応用して一部分を削除する(追加する)

 
さて本題の応用編ですが、
置換機能を応用して、セルの一部分を削除します。

セルの内容、一部分を削除する

 
具体的には、下記の図をご覧ください。

Excel_時短_置換7

郵便番号の記号「〒」だけを取り除きたい

そうした場合、

検索する文字列 =「〒」(つまり削除したい文字
置換後の文字列 = 何も記入しない(つまり空白

これで実行すると・・・
 

Excel_時短_置換8

 
綺麗に削除できます!
「何も記入し無い事」=「消す事」 となって
見事、一部分を削除する事に成功しました。
 

空白(スペース)だって削除できます

データを扱っているときに厄介なのが、
セルに空白(スペース)が紛れ込んでいる事です。
これも置換機能を応用して削除できます。
 

Excel_時短_置換14

「C2」には途中に半角スペースが
「C3」には最後に全角のスペースが紛れ込んでいます。
これを削除するには

検索する文字列 =「(スペース)」
置換後の文字列 = 何も記入しない
※オプション「大文字小文字の区別」
      「完全一致」
      「全角半角の区別」は全てチェックしない

Excel_時短_置換11

これで、スッキリ綺麗に削除できます。
 
 

セルに文字を追加する

 
一部分を削除出来れば、
逆の「追加」も勿論できます。では実践です。
下の図をご覧ください。

Excel_時短_置換15

 
先ほど削除した「〒」を、今度は追加します。

検索する文字列 =「xxx」(対象位置が特定できるように記入)
置換後の文字列 =「〒xxx」

Excel_時短_置換16

これで追加が出来ました。

ポイント!

検索する文字列には、置換(変更)となる対象の位置が明確になるように
記入する事!例えば、「x」と記入するだけでは不十分という事です。

下の図はその失敗例です。

Excel_時短_置換17

 
 

例外:「*」を変換する場合

 
置換操作に関して例外があります。
「*」(アスタリスク)という記号を置換しようとした際には注意が必要です。

これを「検索する文字列」に記入して
置換しようとする際は「~*としてください。

Excel_時短_置換18

検索する文字列 =「~*」と記入し、
置換後の文字列 = 任意の文字列
 ※「~」が無いと、内容全部丸ごと置換されてしまいます

 
上の図でご紹介しているように
四則計算の「×」を「*」と表示する方、
 或いは
システムがあり、「×」で表示してもらいたい私としては
苦労した経験があります。

Excel_時短_置換19

 
同じように悩んでいらっしゃる方がいらっしゃり、
参考になれば幸いです。

以上です。

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